La Gestión de la Fuerza de Trabajo o Workforce Management (WFM) es el conjunto de soluciones, herramientas y habilidades utilizadas para planificar la administración de los recursos humanos en una organización.
Los profesionales dedicados a Workforce Management enfrentan hoy más responsabilidades que en ningún otro momento de la historia. Esto se debe a la necesidad de las empresas de alcanzar niveles óptimos de productividad y eficiencia.
Para complicar aún más las cosas, existen muchos mitos sobre la gestión de la fuerza laboral. Por ejemplo, aún persiste la idea de que solo se trata de programar turnos. También de que esta tarea se puede hacer a mano o con simples planillas de cálculo.
Estos conceptos erróneos llevan a los responsables a tomar decisiones costosas. Por otro lado, también evitan que se aprovechen todos los beneficios de una gestión de los recursos humanos eficaz.
En este artículo, vamos a conocer los principales mitos sobre Workforce Management. Pero también te explicaremos cuál es la situación real y verdadera de la WFM que se contrapone a cada uno de ellos.
Además, describiremos cómo el software especializado de Workforce.com puede ayudar a incrementar la eficiencia y a apoyar la gestión de WFM del futuro.
Conoce los mitos y verdades del Workforce Management
La idea de contar con esta información es que comprendas la realidad de la gestión de los recursos humanos hoy. Esto te permitirá tomar decisiones mejor informadas. Además, al conocer los mitos, podrás contrastar con las verdades y adjudicar a WFM la jerarquía y las funciones que en la realidad le corresponden.
1. ¿Cuáles son las tareas de WFM?
Mito: Workforce Management se trata solo de programar turnos
Esta es una de las equivocaciones más comunes. Si bien la creación de cronogramas es una parte importante de la gestión de personal, la tarea es más compleja. Workforce Management involucra muchos aspectos dinámicos que deben funcionar juntos y en sincronía. Su campo abarca dimensiones distintas y complementarias. Las más importantes son la operativa, la legal, la presupuestaria y la de las relaciones con los empleados.
Verdad: WFM abarca una amplia gama de tareas
Liderar equipos de manera eficaz requiere del manejo eficiente de un conjunto de habilidades y herramientas. Quien trabaja en WFM debe saber sobre el control y la planificación de los horarios, la previsión del presupuesto, el cumplimiento de la legislación laboral y las acciones. Cada una de estas áreas requiere un enfoque único, pero deben estar alineadas de manera estratégica para maximizar los resultados.
2. ¿Cuáles son los recursos que se usan en Workforce Management?
Mito: se hacen procesos manuales o con planillas de cálculo
Según el mito, tareas simples de registro y control de horarios se hacen manualmente o con aplicaciones genéricas. Pero hay que saber que los procesos manuales son propensos a errores, que pueden ser costosos y lentos de corregir. Además, obligan al personal a invertir tiempo y esfuerzo en tareas repetitivas y de baja complejidad.
Verdad: el software especializado es más eficiente y preciso
El uso de un software especializado de Workforce Management es una forma más eficiente y precisa de gestionar al personal. Un programa que automatice que la gran mayoría de las tareas es una propuesta innovadora, inteligente y asertiva. Soluciones como la de Workforce.com cuenta además con funciones predictivas para la creación de horarios de trabajo y generación de reportes. Esto ahorra tiempo y esfuerzo y también minimiza el riesgo de errores.
3. ¿Cuál es el volumen del recurso humano ideal para un WFM eficiente?
Mito: WFM es más fácil para las organizaciones pequeñas
Muchos ejecutivos creen que liderar una empresa pequeña es más sencillo que una grande, por el volumen de los recursos. Sin embargo, existen otros factores además del tamaño que son igual de importantes para la Workforce Management.
Verdad: cada organización enfrenta desafíos únicos
Workforce Management es un desafío para equipos de cualquier tamaño ya que cada organización tiene objetivos y necesidades propias. Lo que hace más fácil o difícil la tarea no es la cantidad de empleados, sino la correcta alineación de personas con las metas del negocio.
4. ¿La falta de personal se resuelve con capacitaciones?
Mito: la capacitación es suficiente para compensar la falta de personal
Algunas personas creen que la formación de los empleados puede compensar un déficit en la composición de la nómina. Si bien capacitar y mejorar las habilidades de los empleados es importante para optimizar su desempeño, esto no compensa el faltante de personas.
Verdad: la cantidad adecuada de personal es crucial
Desarrollar el potencial de cada empleado es vital para el éxito del negocio, pero invertir en capacitación no se traduce necesariamente en una menor necesidad de empleados en una empresa. Contar con una estructura organizativa adecuada es crucial para lograr resultados efectivos y también eficientes.
Una organización que regularmente opera con una cantidad menor de personas que la necesaria está sacrificando oportunidades valiosas de crecer. Por el contrario, una organización con exceso de plantilla está desperdiciando recursos. Es necesario realizar un análisis en cada organización para encontrar el equilibrio adecuado de personas y roles. Este proceso previene la sobreexigencia del personal y también el desperdicio de recursos.
5. ¿Cuál es la relación entre WFM, cultura empresarial y desempeño del negocio?
Mito: la forma de gestionar el WFM y la cultura no tienen impacto en el desempeño del negocio
Cuando hablamos de cultura, nos referimos a los valores y las prácticas cotidianas de las personas de una organización. Hay quienes creen que estas creencias y acciones no impactan en los productos y los servicios que se brindan al cliente, o en las relaciones que los empleados mantienen entre sí. Pero, ¿quién gestiona a las personas en una organización? Quienes crean que el workforce management y la cultura no se relacionan con el desempeño negocio, están cometiendo un grave error.
Verdad: la cultura es un factor clave del desempeño comercial
La cultura de una organización juega un papel importante en su éxito o fracaso. Esta define el tono con el cual los empleados interactúan entre sí y con los clientes. Además, la cultura determina la impronta de una empresa e influye en la productividad, el clima interno y la retención del talento.
Una gestión de personal eficaz genera cultura positiva y puede ayudar a los empleados a sentirse comprometidos y motivados, lo que llevará a un mejor desempeño del negocio. Esto se logra con reglas, comunicaciones claras y procesos de WFM eficientes. En cambio, una cultura negativa o tóxica puede perjudicar el rendimiento, aumentar la rotación del personal y disminuir la rentabilidad.
6. ¿Workforce Management es una tarea o un proceso?
Mito: las decisiones de Workforce Management se toman una sola vez y listo
Este mito establece que para una correcta gestión de la fuerza laboral es suficiente con definir procedimientos operativos y cumplir con la legislación. Creer que hay decisiones de Management que no merecen ser revisadas es uno de los errores más costosos para las empresas.
Verdad: Workforce Management es un proceso continuo
La gestión de la fuerza laboral es un proceso permanente e iterativo. Como tal, es dinámico y necesita ser evaluado y mejorado de forma regular para mantenerse alineado con los cambios que experimenta la organización. A medida que una empresa crece y evoluciona, sus necesidades de personal y, en consecuencia, su estrategia de Workforce Management pueden cambiar. Por eso, es importante contar con procesos y herramientas que permitan a los líderes adaptarse a estos cambios para seguir logrando los mejores resultados.
Entonces, habiendo analizado los mitos y verdades ¿de qué estamos hablando cuando nos referimos a Workforce Management?
¿Qué es Workforce Management?
Workforce Management son las actividades y responsabilidades orientadas a administrar a las personas que trabajan en una organización. Incluye tareas como la contratación, la capacitación, asignación de roles y la programación de horarios de trabajo.
En pocas palabras, se trata de diseñar un proceso en el que los empleados trabajen de la manera más eficiente posible para maximizar la productividad, siempre cumpliendo con la legislación laboral.
En base a casi un siglo de investigación en la materia, en Workforce.com identificamos las tres aspectos principales de la gestión de los recursos humanos. Veamos de qué se trata cada uno:
La gestión operativa del Workforce Management
Al hablar de Workforce Management, una de las primeras cosas que pensamos es en la gestión operativa del personal. La dimensión operativa de la gestión de la fuerza laboral implica garantizar que la organización produzca resultados de alta calidad dentro de los plazos estipulados y usando los recursos disponibles.
Para lograrlo, es importante contar con habilidades de organización y planificación. Algunos de los procesos involucrados en esta dimensión son la creación de cronogramas de turnos de los empleados, el control de asistencia, y la previsión presupuestaria.
Workforce Management y el cumplimiento de la legislación laboral
Las regulaciones laborales rigen las actividades de Workforce Management en todo el mundo, pero pueden diferir de acuerdo con los diferentes mercados en los que opere una compañía.
Estas leyes se establecen para proteger a los trabajadores y regular ciertas prácticas comerciales relacionadas con el bienestar de los empleados. Las normas legales determinan aspectos como el pago de salarios, las condiciones de trabajo y las relaciones con el empleador.
Los profesionales de Recursos Humanos deben mantenerse actualizados sobre el alcance de estas leyes y asegurar su cumplimiento. No hacerlo puede derivar en multas costosas que no solo dañan los resultados de una organización, sino también su reputación.
El engagement de los empleados y su relación con el Workforce Management
Esta dimensión se refiere a los esfuerzos destinados a que los empleados desarrollen al máximo su potencial, satisfaciendo sus metas individuales y las de la organización.
A menudo, el engagement se relaciona con la satisfacción de las personas respecto de su trabajo, pero no es lo mismo. La satisfacción con el trabajo es el resultado de una buena gestión en materia de engagement. Para lograrlo, es necesario cultivar una comunicación clara y fluida a lo largo de toda la relación laboral, desde el reclutamiento hasta la compensación por la tarea cumplida.
Esto requiere proporcionar a los empleados las herramientas, los recursos y el apoyo que necesitan para tener éxito. Pero también es relevante brindar comentarios constructivos y reconocimientos por sus esfuerzos.
Las ventajas de usar un software especializado en Workforce Management
Las responsabilidades de los profesionales de Recursos Humanos son cada vez mayores. En este punto, se vuelve cada vez más importante contar con herramientas que puedan ayudarlos a administrar sus múltiples funciones.
Vimos que los mitos pueden derribarse con procesos eficaces. Entonces, incorporar software especializado como Workforce.com se posiciona como la solución más eficiente. Además, este recurso innovador es capaz de maximizar los resultados en las tres dimensiones de la Workforce Management:
¿Cómo Workforce.com apoya la gestión operativa?
En lo referido a la gestión operativa, Workforce.com ayuda a las organizaciones en la planificación, seguimiento y control de asistencia.
La inteligencia artificial permite el armado automático de los turnos del personal, de acuerdo con las necesidades de cada sucursal o punto de venta. También utiliza los datos de demanda previa y los turnos de semanas anteriores para crear el cronograma más eficiente.
Además, tiene una app con un sistema de control de asistencia con reconocimiento facial. Esto facilita el registro de entradas y salidas sin la necesidad de invertir en lectores de huella.
¿De qué manera Workforce.com se sincroniza con las normas laborales?
En lo relativo al cumplimiento de las obligaciones legales, la incorporación de software especializado a las tareas de Workforce Management permite ayudar a las organizaciones a crear horarios que respeten las normas laborales y las políticas internas de asistencia. Con Workforce.com se pueden ingresar reglas personalizadas y aplicarlas automáticamente al cronograma, para facilitar la asignación y gestión de horarios de trabajo.
Las funciones de generación de reportes en tiempo real de Workforce.com permiten controlar el nivel de cumplimiento de las regulaciones. También se pueden emitir informes en caso de que sea necesario.
Con informes y alertas, los líderes están informados de los problemas de cumplimiento en tiempo real. Esto evitará sanciones, judicializaciones por temas laborales y multas costosas.
¿La tecnología de Workforce.com puede crear engagement?
Finalmente, el software especializado es un gran aliado para el incremento del engagement de los empleados.
Contar con una herramienta de fácil acceso tanto para empleados como para empleadores, impacta positivamente en las relaciones laborales. Gracias a esto la comunicación se vuelve más fluida, todos los miembros del equipo pueden registrar su asistencia fácilmente y acceder al instante a la información del cronograma. La información transparente mejora la colaboración y la experiencia del empleado en general.
Pero lo más importante de contar con un sistema optimizado de asignación de horarios y control de asistencia es que las organizaciones pueden desarrollar una política más justa y eficiente de compensación y beneficios. Este último aspecto es fundamental para reconocer y retener al mejor talento, lo que deriva en un mejor desempeño global del negocio.
Y así volvemos al principio: la necesidad del workforce management de derribar mitos con verdades. ¿Podemos hacerlo con la ayuda de la tecnología? Por supuesto, de eso se trata Worforce.com. De apoyar al WFM a construir procesos eficientes con información confiable y eliminar definitivamente todos los mitos para evolucionar hacia una gestión de personal innovadora, disruptiva y altamente eficiente.
¡Ya conoces todas las soluciones que Workforce.com puede aportar al WFM! Ahora te invitamos a descubrir nuestros planes y precios ¡Te vas a sorprender!
