La programación de turnos de los empleados con compliance laboral es parte esencial de la organización de una empresa. Es una tarea que insume mucho tiempo y que debe ser realizada teniendo en cuenta varios factores y enfrentando algunos desafíos.
El responsable del proceso de programar turnos de trabajo de los colaboradores es el gerente de Recursos Humanos. Este es el profesional que debe tomar decisiones y lograr una programación de turnos exitosa. Para eso debe conocer en detalle los siguientes aspectos:
- Disponibilidad de los trabajadores.
- Habilidades y capacidades de cada empleado.
- Carga de trabajo asignada o potencial de cada trabajador.
- Cantidad adecuada de personal que cada área necesita para satisfacer la demanda de los clientes.
Hacer un match perfecto de todos estos factores puede ser especialmente difícil para algunas empresas. Por ejemplo, las organizaciones que operan las 24 horas del día, los 7 días de la semana o que tienen una demanda fluctuante, como los comercios minoristas y los restaurantes.
Pero eso no es lo único. Además de los desafíos logísticos de la programación de turnos mencionados, también existen cuestiones vinculadas a la reglamentación laboral.
Una solución a todos estos problemas es utilizar un software de gestión de personal especializado. Pero no todas las herramientas informáticas son iguales. Algunos sistemas se adaptan mejor a ciertas industrias o modelos comerciales que otros y es importante elegir una plataforma que responda a las necesidades específicas de tu negocio.
En este artículo, analizaremos cuáles son los problemas prácticos de la programación de turnos y los aspectos legales a tener en cuenta. También te explicaremos las ventajas de utilizar un software especializado para la gestión de personal con sistema de marcaje y configuraciones para cumplir con la normativa legal.
¡Toma nota de toda esta información!
Los desafíos prácticos de la programación de turnos del personal
Programar y coordinar los horarios de los empleados es uno de los trabajos más complejos de la gestión de los recursos humanos. Este proceso es especialmente complicado en aquellas empresas con una gran plantilla o con necesidades especiales en su funcionamiento.
El principal punto es que se deben equilibrar las necesidades operativas de la empresa, con la disponibilidad de sus empleados y el flujo de la demanda de sus productos o servicios. Lograr este delicado balance permite garantizar que la organización tenga la cantidad adecuada de personal disponible, sin incurrir en un desperdicio de recursos.
A continuación, detallamos algunas de las variables que influyen en este desafío:
Variabilidad en la demanda de los clientes
Los cambios en los niveles de demanda de un producto y servicio pueden ser difíciles de predecir. Esto afecta sobre todo a los negocios e industrias que se ven influidos por factores climáticos, estacionalidad o eventos especiales. La presencia y la acción de estos factores externos dificulta estimar cuánto personal necesitará la empresa en un momento dado. Sin un pronóstico claro, es fácil tener errores y programar turnos con exceso o con déficit de personal, lo que se traduce en un servicio deficiente y un mal clima laboral.
Requisitos de programación complejos
Dependiendo de tu modelo de negocio, es posible que tengas requisitos de programación particulares que no coinciden con la media de su industria o región. Por ejemplo, es posible que debas rotar a los empleados en diferentes franjas horarias o ubicaciones geográficas o asegurarte que ciertos empleados estén disponibles en determinados momentos, para satisfacer necesidades espontáneas o urgentes.
Disponibilidad de los empleados
Con la creciente diversificación de la fuerza laboral y la flexibilización de las modalidades de trabajo, la programación de los turnos también se complejiza. Tus empleados pueden contar con disponibilidades diferentes debido a distintas necesidades personales (estudiar, cuidar de otras personas). Esto puede dificultar la creación de un horario estándar que funcione para todos.
Cambios de última hora
Incluso si tu empresa tiene un horario establecido, muchas veces debes realizar cambios de última hora en la programación de turnos. Siempre pueden pasar debido a eventos inesperados como ausencias de empleados o picos repentinos en la demanda. Ante este tipo de situaciones, incluso los cronogramas más eficientes quedan inutilizados y requieren de ajustes constantes en los horarios.
Compliance laboral: los desafíos legales de la programación de turnos laborales
Coordinar los horarios de los empleados y programar turnos de trabajo impacta en el funcionamiento práctico de la empresa y tiene relación directa con el cumplimiento de las normas laborales.
La función de management dedicada a la prevención y gestión de los riesgos asociados a un eventual incumplimiento normativo en materia laboral es conocida usualmente como compliance laboral.
Cumplir con la legislación vigente en materia de trabajo es clave. Este cumplimiento garantiza a los empleados el disfrute de todos los derechos en materia de seguridad y protección laboral. Además, asegura la eficiencia y la sostenibilidad de la empresa a largo plazo.
Incurrir en violaciones a la ley laboral en lo relativo a horarios del personal puede tener varias consecuencias como:
- Aplicación de multas por parte de la autoridad gubernamental.
- Acciones legales por parte de los mismos empleados y sindicatos.
- Sanciones gubernamentales y pérdida de beneficios.
- Ambiente de trabajo insatisfactorio para los empleados que afecta su productividad y lealtad.
A continuación, listamos algunos de los desafíos legales principales vinculados a la programación de turnos para asegurar el labor compliance.
Reglamentación laboral general
Cada país, estado o provincia y ciudad tiene sus propias leyes laborales que las empresas deben cumplir al gestionar los horarios del personal. Estas leyes involucran los sistemas de compensación (el salario mínimo, el pago de horas extras), la gestión de los horarios (las horas de trabajo y los descansos) y otros derechos laborales generales.
Es indispensable que los profesionales de recursos humanos estén actualizados sobre las reglamentaciones laborales locales, para asegurar su cumplimiento.
Regulaciones de la industria
Algunas industrias, como la atención médica y el transporte, pueden tener regulaciones adicionales en la programación de turnos de trabajo. Por ejemplo, es posible que los hospitales mantengan ciertos niveles de personal para garantizar la atención de los pacientes. O que las empresas de camiones garanticen un límite de horas de servicio para evitar la fatiga del conductor. El incumplimiento de estas normas particulares puede traer tanto problemas legales como operativos.
Acuerdos de negociación colectiva
Si el personal de tu industria o empresa está organizado en sindicatos, es posible que tengas que negociar los horarios de los empleados con las representaciones gremiales. En las negociaciones intervienen la empresa, el sindicato y las autoridades de aplicación de las leyes laborales locales. Para ahorrar tiempo y reducir la fricción de las conversaciones, es clave contar con información de calidad sobre el desempeño del personal. Estos datos son esenciales para hacer una programación de turnos realista y ajustada a derecho.
Salario mínimo y horas extras
El salario mínimo es el monto mínimo fijado por ley que una empresa debe pagar a sus empleados por su trabajo. El valor del salario varía por sector. En diversas industrias, los empleados tienen además derecho al pago de horas extras por trabajar más de un cierto número de horas en una semana o un día. La falta de pago la liquidación con errores de las horas extras puede dar lugar a reclamos legales.
Descansos
Muchas jurisdicciones tienen leyes sobre la duración, la frecuencia y el momento del día en que los empleados tienen derecho a tomar descansos. No proporcionar los descansos establecidos en la reglamentación laboral, puede dar lugar a acciones legales.
Cambios de programación
En algunas empresas, los empleados pueden tener derecho a un aviso o compensación por cambios de programación de última hora. No cumplir con la comunicación o con la compensación fijada por la ley puede conducir a problemas legales.
Las ventajas del software especializado con sistema de marcaje para labor compliance
Como propietario o gerente de una empresa, es importante considerar las muchas ventajas de utilizar un software especializado para la programación de turnos y el control de asistencia de los empleados, que además sirva para asegurar el cumplimiento de la normativa o labor compliance.
Estas soluciones agilizan y automatizan el proceso de programar turnos en base a la demanda, cumpliendo con las leyes laborales. La consecuencia directa del uso de este tipo de aplicaciones es el ahorro de costos, el cumplimiento legal y la satisfacción de los empleados.
Se trata de sistemas que utilizan inteligencia artificial y aprendizaje automático para predecir la demanda de los clientes y pronosticar las necesidades de personal. Esto ayuda a programar la cantidad correcta de empleados para cada momento y permite crear cronogramas de turnos en minutos. Además, el mismo software brinda herramientas para la comunicación con los empleados, una función muy útil cuando hay cambios de último momento.
Sin dudas que un sistema de programación de turnos es ideal para facilitar esta tarea a los gerentes. Aunque tiene muchos más beneficios:
Seguimiento preciso de las horas de los empleados
Un software con sistema de marcaje permite realizar un seguimiento preciso de las horas que trabajan los empleados. Esto incluye las horas de inicio y finalización de cada turno, eliminando el riesgo de errores en los registros. Además, tener estos datos te garantiza que estés pagando a tus empleados de conformidad con la reglamentación laboral vigente.
Programación de turnos eficiente
Muchos sistemas de software especializados ofrecen funciones de programación de turnos avanzadas para crear y publicar cronogramas rápida y fácilmente. Esto ahorra tiempo y esfuerzo en comparación con los métodos de programación manual.
Workforce.com utiliza el aprendizaje automático para predecir las necesidades de personal con hasta 40% más de precisión que otras soluciones.
La aplicación basada en IA permite crear cronogramas de alta calidad basados en datos históricos de cada empresa, incluso en situaciones extraordinarias. Esto ayuda a prevenir el exceso y la falta de personal, reducir costos laborales y mejorar la satisfacción del cliente.
Imágen: Curva_de_Prediccion_demanda
Datos y análisis en tiempo real
Los softwares de gestión de personal brindan acceso a datos y análisis en tiempo real sobre las horas, la asistencia y la productividad de los empleados. Gracias a esta información, los gerentes identifican tendencias y patrones en la gestión de recursos humanos. Este proceso les permite tomar decisiones informadas para la programación de turnos en línea enmarcada en la labor compliance.
Workforce.com ofrece los datos necesarios para una gestión de recursos humanos eficiente, con un buen grado de predicción y de acuerdo al cumplimento de las normas de cada distrito .
Labor compliance simplificado
Un sistema de marcaje informatizado ayuda a las empresas a cumplir con las leyes y regulaciones laborales. Esto es posible gracias a las funciones que facilitan el registro y seguimiento de las normas laborales vigentes.
El sistema de marcaje de Workforce.com ayuda a las empresas a cumplir con las leyes laborales al rastrear automáticamente las horas y descansos de los empleados. Además, permite incluir alertas automatizadas sobre posibles problemas de labor compliance, evitando multas costosas y conflictos legales.
Comunicación mejorada
Muchos sistemas de software especializados ofrecen herramientas de mensajería. Esto incrementa el compromiso de los empleados y reduce los riesgos operativos o legales originados en la falta de comunicación o los malentendidos.Workforce.com ofrece una solución de mensajería que permite comunicarse fácilmente con los empleados. La aplicación genera notificaciones sobre turnos y horarios, lo que puede mejorar las relaciones con el personal y evitar contratiempos.
Workforce.com ofrece una solución de mensajería que permite comunicarse fácilmente con los empleados. La aplicación genera notificaciones sobre turnos y horarios, lo que puede mejorar las relaciones con el personal y evitar contratiempos.
Mayor engagement de los empleados
El software de gestión de rrhh también es de ayuda para mejorar el compromiso y la lealtad de los empleados. Mediante su uso, los empleados tienen una forma más conveniente de administrar sus horarios y acceder a información importante. Esto ayuda a reducir el ausentismo y mejorar la retención de talento.
Workforce.com cuenta con una aplicación móvil que facilita que los empleados puedan gestionar sus horarios y consultar información. Su uso mejora el engagement al compartir los datos y permitir que los empleados planifiquen su vida cotidiana.
Workforce.com, el partner ideal para superar los desafíos de la programación de turnos laborales
Contar con una aplicación que automatiza varios procesos al mismo tiempo es ideal para llevar adelante una gestión de recursos humanos ordenada y eficiente.
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