La gestión hotelera puede llegar a ser un tanto problemática no importando la cantidad de empleados que una empresa coordine.
Workforce.com no solo ha detectado este problema, sino que lo ha solucionado. La empresa ha creado un sistema integral de control y organización de personal que funciona con Inteligencia Artificial.
Esta plataforma global de gestión de recursos humanos nació en 2012 en Australia (su país de origen). Después se expandió a Estados Unidos e Inglaterra y, recientemente en 2022, se ha posicionado en Latinoamérica.
El crecimiento de la plataforma ha sido constante siendo utilizada por 10.000 empresas, ubicadas en 37 países distintos. Los turnos, control de asistencia y tiempo de más de 1.8 millones de empleados se organizan con Workforce.com
¡Vamos a saber más sobre cómo Workforce.com puede ayudar al control de asistencia y organización de turnos en el sector hotelero en esta próxima temporada 2023!
Como Workforce disminuye riesgos y optimiza recursos humanos en la gestión hotelera
Para un hotel, contar con un buen capital humano significa tener más ventaja sobre sus competidores.
Si bien es un desafío gestionar correctamente este recurso, esto es importante para posicionar mejor proyecto hotelero. Para esto es necesario aplicar las herramientas de gestión disponibles, en el momento adecuado.
Piensa en lo complejo que es predecir la demanda de temporadas altas y bajas en un hotel. Esto crea dudas sobre cuánto personal será necesario cada temporada.
Workforce.com trabaja para ello con datos concretos como la localidad, la zona en donde se encuentre el hotel y la demanda en cada estación del año. Con esta información podrá hacer predicciones y determinar qué personal necesita en base a la demanda.
Solamente una herramienta que se nutra de los beneficios de tecnología como la Inteligencia Artificial (IA) podría predecir turnos con base a la demanda prevista.
Los datos precisos pueden anticipar una toma de decisiones efectiva que maximice el rendimiento de la productividad de la atención al cliente.
Errores comunes en la gestión hotelera de los recursos humanos
Cuando se trata de gestión de recursos humanos, la tarea no es tan sencilla. Es un error común hacer predicciones equivocadas y sobreprogramar o subprogramar personal.
En uno se generan costos innecesarios porque se convocó a mucho personal y al final hubo menos demanda, lo cual afecta los costos.
Cuando se proyecta un mayor tráfico de clientes y por ende se involucra a más personal, sobreprogramamos recursos humanos y perdemos beneficios económicos.
Por otro lado, cuando se genera una menor expectativa en demanda y los números terminan disparándose, tendrás un equipo reducido que se agotará fácilmente debido a las exigencias del volumen de trabajo.
Además, tendrás que enfrentar a clientes disconformes que ya no estarán dispuestos a hacer una segunda visita al hotel después de una mala experiencia.
Cuando este tipo de trabajo se hace manual, se generan las inconsistencias mencionadas, pero con Workforce.com las cosas cambian radicalmente.
El sistema apoyado en IA , predice la demanda en base al histórico de datos y genera turnos automáticos que se asignan de forma ordenada al personal del hotel.
¿Cómo funciona la gestión del personal en Workforce.com?
Los enfoques de la función de Workforce son la programación y control de asistencia en el rubro de los recursos humanos.
La plataforma trabaja de acuerdo con una predicción de demanda que permite la continua mejora en la gestión de los recursos humanos.
La función principal es la del control de asistencia, que a su vez es líder, define y colabora que otras herramientas:
- Gestión de licencias: Sinónimo de faltas. Cada empresa configura las licencias correspondientes que se ejecutan en su ritmo de trabajo.
- Programación de turnos: Se configura de manera manual y automática, pero siempre con la posibilidad de editar o configurar de acuerdo a las necesidades.
- Comunicación y Feedback: Sirve para generar comunicaciones más institucionales y formales dentro de la empresa sin depender de otras plataformas o redes sociales.
- Integración de Payroll: Trabaja de acuerdo a un módulo de compliance o gestión de cumplimiento, que parametriza las reglas para cada caso. Esto permite adaptarse a la reglamentación de cada país y empresa.
Las columnas sistemáticas de Workforce.com
Hay tres columnas imprescindibles que hacen posible el sistema de Workforce.com funcionar de manera tan óptima:
Plataforma online para gerentes y administrativos
Su almacenamiento está en la nube y es accesible para programar los horarios, consultar las licencias o aprobarlas. Está pensada para ser un medio de comunicación y de gestión.
Reloj de asistencia
Es una app compatible con iOS y Android. Su instalación es sencilla, el manejo es intuitivo y una vez con el PIN, el sistema puede comenzar a trabajar.
Una de sus ventajas es que, incluso al perder conexión a internet, el sistema sigue operativo y el usuario puede seguir marcando sus entradas, salidas y descansos. Cuando el sistema vuelve a conectarse a Internet, se sincronizan los movimientos registrados por el empleado off-line.
App para empleados
Se trata de una aplicación exclusivamente para empleados en la que se puede acceder a información importante: horarios, licencias, permisos, vacantes, marcas de asistencia, etc.
Por otro lado, el gerente puede acceder al panel de control y cerciorarse de quién está trabajando, horas de entrada y salida, las ausencias, licencias e incluso la posibilidad de hacer cambios al instante de acuerdo con las necesidades. También el empleado puede usar la app para Fichar/marcar.
Cómo disminuir costos en recursos humanos en la gestión hotelera con Workforce
Repasemos cuatro principales funcionalidades de Workforce.com que ayudan a la disminución de costos en la gestión de recursos humanos.
Estudiemos cómo podemos optimizar control y la organización del personal en la gestión hotelera.
1. Predicción de demanda
La manera de obtener los datos de demanda que tendrá un hotel comienza ingresando información relevante a través de api o de forma manual. Se cargan datos como ventas, transacciones, reservas o tráfico del cliente.
La administración es la encargada de proveer la información que considere relevante para que el sistema haga sus predicciones. En base a esto Workforce.com hará las sugerencias en la dotación de personal.
El sistema se nutre de factores externos para hacer estas predicciones:
- Clima: El sistema prevé las condiciones climáticas de nuestra localidad, las estudia y predice cuál será la demanda del hotel. Se pueden llegar a considerar datos tan concretos como la nubosidad, la temperatura, el viento y la humedad.
- Eventos y Feriados: Cada empresa considera diferentes horarios, días o eventos que afectan su demanda. La información provista al sistema le ayudará a mejorar para que con el tiempo pueda considerar estos datos y así proveer cada vez mejores predicciones. Vale la pena puntualizar que cada feriado se trata por separado: Black Friday vs Año Nuevo, por ejemplo.
- Estacionalidad y Calendario: El sistema irá comprendiendo cada vez mejor cómo se comporta la demanda en el año, en el mes, la semana, e incluso durante horas del día. La plataforma toma en cuenta la curva de demanda del sitio en que el hotel se encuentra o la estacionalidad.
La Inteligencia Artificial de Workforce predice más allá de tu booking establecido. Su ventaja principal es que investiga en los comportamientos del pasado y puede predecir lo que necesitarás en la temporada.
Todo esto ayudará a hacer predicciones asertivas, estar listo para la mucha o poca demanda que tenga tu hotel y organizar los turnos de personal del establecimiento.
2. Programación de turnos
Hay dos tipos de herramientas que Workforce.com maneja: programación manual o automática.
Programación manual
En el día a día, es usual que el jefe pueda olvidar o pasar por alto ciertos datos importantes de sus empleados: permisos, horas de salida, licencias, etc.
Estos problemas se verán resueltos con la plataforma de gestión para gerentes y administrativos. Independientemente de la funcionalidad que el gerente utilice, el modelo de programación hace visible todas las alertas en caso de estar programando turnos con horas extras.
El sistema te notifica de estas “peculiaridades” que almacenes para que lo tengas en cuenta en tus costos.
Además, puedes configurar el programa para que te bloquee estas inconsistencias en horarios. Esto permite reducir el margen de error en tu gestión.
La plataforma es tan sofisticada que puede bloquear una publicación de horarios laborales hasta que se corrijan esas inconsistencias.
Programación de turnos con un click
El sistema es autónomo y puede generar horarios basados en la información previamente almacenada. También considera el historial de turno y de esta manera recomienda una grilla de horarios para la semana.
Lo que hace Workforce.com es una recomendación. Después, si el gerente lo requiere y se identifican áreas de mejora, él mismo podrá manipular los horarios.
Workforce.com entiende y ejecuta posteriormente con base a los cambios que hace el administrador.
3. Alertas online en vivo respecto a la generación de horas extras y desvíos
Esta función nace para cubrir del desconocimiento que un gerente tiene respecto a las horas extras y desvíos de horario. Generalmente se sabe de estos datos recién al final de mes o de una gestión. ¡Sin dudas puede llegar a sorprender la fuga de horas!
La manera en que Workforce.com ayuda a este manejo de hora es notificar de manera inmediata por medio de alertas. De este modo el gerente podrá hacer cambios inmediatos.
4. Gestión rápida de intercambio de turnos
Esta herramienta sirve para simplificar la complejidad de gestionar cambios de turno en una industria como la hotelera. Siempre hay eventualidades como faltas que deben cubrirse a pesar de que haya todo un personal ocupado en otras tareas.
Lo que hace Workforce.com para manejar estas situaciones son dos propuestas. Por un lado, habilita la opción de publicar turnos vacíos esperando que alguien los reclame por medio de la app de empleado. Es decir, se envía una notificación a todo un grupo de empleados disponibles que podrían tomar este turno si así lo quisieran.
La segunda opción es la de intercambiar turnos. Si un empleado no puede hacer un turno que se le había sido previamente asignado, puede solicitar un intercambio. Posteriormente, el gerente debe aprobarlo y el turno pasa a ser “vacante” para que otro empleado pueda solicitarlo por medio de la app. También, el administrador puede proponerlo directamente a una persona.
Imágen con las flechitas de intercambio
Workforce.com, la solución en la gestión hotelera
Workforce es una solución ideal para la gestión hotelera, una herramienta con un abanico de oportunidades inmenso.
En el caso de la hostelería donde se trata de ofrecer a los clientes las mejores experiencias en su estadía, la cuestión de la organización del personal y la planificación de turnos es fundamental. Los mismo pasa en otros rubros, como la industria de la construcción y el comercio minorista. En cualquiera de ellos Workforce ofrece una solución tecnológica acorde a los tiempos de la digitalización,
La gestión de los recursos humanos jamás fue abordada de manera tan intuitiva y sencilla como con Workforce.com. ¡Conoce más en los webinars mensuales!
