El servicio de los restaurantes, bares y cadenas de comida rápida depende del equilibrio dinámico entre personas y recursos. Mira cómo lo resolvieron estas marcas emblemáticas utilizando la programación de los turnos de personal con IA.
Te vamos a explicar cómo tres líderes de la industria incorporaron la tecnología de Workforce.com. También analizaremos como su decisión mejoró la gestión de sus cronogramas del personal gracias al aporte de la inteligencia artificial.
¿Qué tener en cuenta al planificar turnos de personal en gastronomía?
En gastronomía, planificar un cronograma de turnos efectivo es una tarea compleja que impacta tanto en la experiencia del cliente como en la del empleado. Atendiendo a esta realidad y para que los resultados sean óptimos, es necesario conocer a fondo:
Cuales son las necesidades del negocio
Se trata de contar con la cantidad de personas adecuada cumpliendo los roles necesarios en cada momento. Cuando programación falla y falta personal, los empleados estarán ocupados en exceso y la calidad del servicio al cliente decaerá. En cambio, si asignamos personal de más en cada turno, incrementaremos los costos de mano obra de forma innecesaria.
Cómo predecir la demanda
Uno de los principales problemas al programar los turnos de personal en gastronomía es la incapacidad de predecir la demanda. Fechas especiales, eventos deportivos o espectáculos masivos y cambios en el clima son algunas de las variables que pueden impactar en la cantidad y naturaleza de las órdenes y reservas. Mientras que las preferencias de los clientes cambian en cuestión de días o incluso de horas, organizar los turnos del personal necesita mucha más anticipación.
Cuál es la realidad de tus colaboradores
Asignarle un turno muy corto a un empleado que tiene un largo tiempo de viaje hasta el trabajo o también convocar a alguien en horarios que tiene ocupados porque estudia. Esto pueden resultar en fallas en el servicio y conflictos fácilmente evitables. Desconocer datos esenciales de tu personal es una falla que puedes solucionar.
Cuales son los datos reales para poder compensar al personal
Otro desafío de la gestión de recursos humanos en gastronomía es contar con un sistema de compensación preciso. Este proceso conlleva para reconocer el esfuerzo y deriva en la retención del mejor talento. Para ello, es fundamental contar con datos confiables acerca de cuánto y cuándo trabajó cada empleado.
Porqué usar herramientas confiables
Acceder a la información en tiempo real y realizar reportes detallados puede ser difícil sin herramientas específicas. Sin los datos correctos, los problemas relacionados con la gestión de personas, especialmente en materia de costos, tienden a repetirse. Usar herramientas confiables y fáciles de operar puede hacer la gran diferencia.
Cómo reducir los procesos manuales
A la complejidad propia de la gestión del talento humano en una industria tan dinámica como la gastronómica se le suma el riesgo de cometer errores cuando el procesamiento de información es manual. Consolidar información de distintas fuentes como las planillas de asistencia, las liquidaciones de salarios y las comunicaciones con los empleados puede llevar a errores de cálculo y fallas de seguridad que pueden derivar en reclamos y hasta demandas legales.
A continuación, conocerás tres casos de éxito de la industria eligieron Workforce y pudieron responder a todas estas cuestiones a través del uso de una herramienta tecnológica intuitiva, basada en Inteligencia Artificial.
Domino’s: el desafío de la gestión local de una marca global
Domino’s, la cadena multinacional de pizzerías fue fundada en Estados Unidos en 1960. La empresa hoy cuenta con más de 15000 locales en 83 países en los cinco continentes.
En 2016, la filial australiana de la empresa transformó la manera en la que programaba los turnos de su personal. La sucursal comenzó a utilizar las funciones de planificación predictiva de Workforce.com.
La idea fue aprovechar las ventajas de la tecnología para mejorar la eficiencia y la rentabilidad, manteniendo al mismo tiempo la alineación estratégica de cada local con la marca a nivel global.
Los principales desafíos de Domino’s en la gestión de sus recursos humanos
Al momento de elegir Workforce, la empresa tenía que superar los siguientes desafíos:
- brindar herramientas ágiles a los gerentes de cada punto de venta para anticipar los cambios en la demanda.
- reemplazar las antiguas planillas de horarios con cronogramas de turnos con las combinaciones adecuadas del personal en los diferentes roles.
- reducir los costos laborales, el segundo ítem en importancia en la estructura general de costos de la empresa.
La primera fase del programa involucró 835 locales en Australia y Nueva Zelanda. En esta etapa se enfocaron en la programación de turnos, control de asistencia y tiempo trabajado por el personal.
Tras el éxito alcanzado, la iniciativa se extendió también a Alemania. Seis meses después, se sumaron al programa las filiales de Holanda, Francia y Bélgica. Hoy lo utilizan más de 2000 puntos de venta y 80000 empleados a nivel global.
¿Cuál es el aporte de Wokforce a la programación de turnos de personal en Domino´s?
La incorporación de la tecnología de Workforce.com para la programación y gestión de asistencia permitió muchas mejoras. Las más relevantes fueron mejorar la asignación de turnos y regularizar el cumplimiento de pagos.
Daniel, líder de la franquicia de Domino’s en Queensland, Australia, resumió las tres funcionalidades de Workforce.com con mayor impacto positivo en su gestión:
1. Crear cronogramas rápidamente
La opción de crear cronogramas de turnos rápidamente les permite a los gerentes de cada local ahorrar tiempo y dinero. Los procesos de programación manuales como tener que llamar a los empleados individualmente para cambios de turno o hacer ajustes de último momento quedaron en el pasado gracias a la automatización que facilita la inteligencia artificial.
2. Predecir la demanda
Al contar con datos de demanda previa y turnos de semanas anteriores, Workforce.com puede crear un listado predictivo de personal. Esto permite ajustar la cantidad de empleados a las necesidades de cada punto de venta.
Esta funcionalidad es vital para restaurantes como Domino’s, ya que la demanda puede cambiar en cualquier momento. Por ejemplo, en las noches de partidos de rugby populares como el campeonato State of Origin, Domino’s experimenta una gran alza en las órdenes de pizza.
Gracias a la solución de planificación inteligente, los líderes de cada franquicia pueden tomar decisiones más precisas. El uso de la aplicación permite comprender mejor las tendencias de las conductas de sus consumidores.
3. Monitorear el rendimiento del restaurante en tiempo real
Domino’s usa Workforce.com para realizar un seguimiento del rendimiento de cada tienda a lo largo del día y en vivo. Cada gerente accede fácilmente en la aplicación y puede ver los reportes en tiempo real. Estos muestran los indicadores clave para la gestión del personal a medida que surgen, para tomar decisiones con impacto inmediato.
Ben & Jerry’s: los números como clave del éxito
El famoso fabricante estadounidense de helados, yogur helado y sorbetes Ben & Jerry’s hoy es una marca multinacional con más de 600 locales. Fue fundada en 1978 en Burlington, Vermont.
La franquicia de Ben & Jerry’s en Mooloolaba, Australia, incorporó Workforce.com a su gestión de recursos humanos. Esta decisión les permitió obtener información detallada sobre sus costos, optimizar sus cronogramas del personal e impulsar las ventas.
Para los gerentes de la franquicia, conocer y controlar los números es clave para una gestión exitosa. Con Workforce.com, consiguen información detallada e inmediata de los costos de los recursos humanos y su relación con las ventas.
Los desafíos Ben & Jerry’s Mooloolaba en la gestión de personal
Al momento de contratar Workforce la empresa tenía que superar los siguientes desafíos:
- asignar los turnos y pagar al personal de forma correcta.
- comprender las tendencias de la demanda y su impacto en los costos.
- optimizar las operaciones para brindar una excelente experiencia al cliente.
Con la incorporación de Workforce, Ben & Jerry’s comenzó a utilizar la planificación inteligente del software para asignar al personal en los locales y momentos en que se lo necesita. Gracias al sistema se logró el objetivo de mantener los costos bajo control y mejorar la experiencia del cliente.
Por otro lado, los reportes en tiempo real ayudan a la dirección de cada tienda analizar y comprender en detalle su estructura de costos y las tendencias de la demanda, lo que incrementa la eficiencia y optimiza el desarrollo de las operaciones. Acceder de forma instantánea a los datos del rendimiento del personal en los diferentes puntos de venta agiliza la toma de decisiones clave relativas a inventario y personal.
Las funciones de Workforce.com para organizar al personal con precisión también incrementan la eficiencia en la gestión. El sistema te asegura que estás pagando correctamente por el tiempo que cada uno trabaja.
En Australia, este es un aspecto importante, ya que los incumplimientos derivan en serias consecuencias legales. Para Ben & Jerry’s, las funciones de reportes volvieron mucho más sencillo el procedimiento para cumplir con la normativa.
Beefy’s Pies: cómo hacer más fácil la vida de la dirección de una empresa gastronómica familiar
Beefy’s es una empresa familiar australiana dedicada a la fabricación de pasteles. Fue creada en Sunshine Coast de Queensland en 1997, por Ron y Shirley Hobbs. Desde entonces, se han expandido a nueve ubicaciones en Queensland y utilizan Workforce.com en todas las gestiones vinculadas al personal.
Al ser una empresa familiar, Beefy’s no cuenta con los recursos económicos que tienen sus competidores corporativos. Acceder a los datos sobre el rendimiento de cada una de las sucursales era una tarea difícil, lo que complicaba la toma de decisiones.
Al incorporar Workforce.com a su infraestructura tecnológica, Beefy’s puede visualizar reportes en tiempo real. Con estos datos pueden estimar fácilmente la demanda y los costos laborales en los diferentes puntos de venta.
Los desafíos de Beefy’s en la gestión de personal
La empresa debía mejorar en los siguientes aspectos relacionados con la gestión de sus recursos humanos:
- agilizar los procesos de registro vinculados a la nómina de personal, las planillas de turnos se llevaban los procesos de control eran propensos a errores.
- obtener visibilidad sobre el rendimiento de las distintas sucursales sin grandes inversiones de dinero.
- modernizar la coordinación de turnos de 127 personas, que se realizaba a través de llamadas telefónicas y consumía demasiado tiempo.
Con Workforce.com, Beefy’s logró reducir la duración del proceso de registro y control de horas trabajadas de dos días y medio a un día. La incorporación de tecnología especializada también redujo el riesgo de errores, incrementando la calidad de las gestiones.
Hooper, Jefe de Operaciones de Beefy’s, explicó: “Nos ha ahorrado tiempo, lo que finalmente nos ahorra dinero. Y nos da tiempo para identificar otros aspectos del negocio en los que queremos centrarnos”.
La función de reportes en tiempo real permite a Beefy’s saber lo que sucede en cada una de las tiendas. Esto favorece la anticipación y resolución de problemas, lo que se traduce directamente en una reducción de costos.
Además, al tener acceso a todos los datos del cronograma de personal en una sola herramienta, cualquier ajuste de último momento queda registrado en la plataforma. Gracias a esta función se facilita la comunicación y la organización de los turnos inmediatamente, sin malentendidos ni tareas duplicadas.
Beneficios de aplicar IA en la programación de turnos de personal en la industria gastronómica
Workforce es una solución basada en inteligencia artificial diseñada para facilitar la gestión de los recursos humanos en diferentes rubros. Industrias como la de la construcción, la hotelería, la gastronomía o el retail, que utilizan gran cantidad de personal tienen en esta aplicación una suma de importantes beneficios:
Reducción de costos
El uso de tecnología especializada en la gestión de los recursos humanos reduce costos al agilizar tareas y plazos. Además releva al personal de tareas mecánicas, permitiéndole enfocarse en tareas de mayor valor estratégico.
Armado automático de turnos de personal
El armado automático de los turnos de empleados está adaptado a la demanda de los diferentes días, horarios y puntos de venta.
Los turnos rotativos, las jornadas parciales y los cambios de horario por fechas especiales ya no son un problema. La tecnología de Workforce.com utiliza los datos de demanda previa y los turnos de semanas anteriores para crear el cronograma más eficiente para cada restaurante y equipo de trabajo.
Control de asistencia eficiente
Gracias al software de reconocimiento facial, el control de asistencia también se agiliza, ya que se realiza con una simple foto.
Workforce.com cuenta con una aplicación móvil para dispositivos Apple y Android. Desde el teléfono los empleados registran entradas y salidas, y la empresa pueda constatar quién está trabajando a cada momento. De este modo se reducen los riesgos de fraude y se evita tener que invertir en costosos e imprácticos lectores de huella.
Reportes en tiempo real
La inteligencia artificial aplicada a la gestión de personal también impacta en la toma de decisiones. Los reportes en tiempo real de Workforce.com facilitan el análisis de datos y la predicción en la planificación del personal. Además, permiten una visión más amplia y a la vez más profunda de las operaciones de cada sucursal.
Retención de talento
Otro de los beneficios de la gestión de recursos humanos con inteligencia artificial en gastronomía, es la mejora en la retención de talento. La gestión ineficiente de las personas deriva en entornos de trabajo con baja motivación y en una costosa rotación de personal.
Compensaciones ajustadas a la realidad
Optimizar la programación de turnos y controlar mejor la asistencia se traduce en un sistema más transparente de compensación. La empresa paga por el trabajo efectivamente realizado, lo que le permite recompensar adecuadamente a los mejores empleados.
En conclusión, si tienes una empresa gastronómica ¡Workforce es tu mejor aliada tecnológica en la gestión de recursos humanos! ¿Quieres saber más? Crea una cuenta gratis y prueba las funcionalidades del software que te ayudará a mejorar el control del personal, retener tu mejor talento y aumentar la rentabilidad de tu negocio.
