El servicio de los restaurantes, bares y cadenas de comida rápida depende del equilibrio dinámico entre personas y recursos. Mira cómo lo resolvieron estas marcas emblemáticas utilizando la programación de los turnos de personal con IA a través de un software de gestión de turnos moderno y flexible.
Te vamos a explicar cómo tres líderes de la industria incorporaron la tecnología de Workforce.com. También analizaremos cómo su decisión mejoró la gestión de sus cronogramas del personal gracias al aporte de la inteligencia artificial y a un robusto sistema de turnos diseñado para resolver los desafíos operativos más comunes en gastronomía.
¿Qué tener en cuenta al planificar turnos de personal en gastronomía?
En gastronomía, planificar un cronograma de turnos efectivo es una tarea compleja que impacta tanto en la experiencia del cliente como en la del empleado. Para que los resultados sean óptimos, es necesario conocer a fondo:
Cuales son las necesidades del negocio
Se trata de contar con la cantidad de personas adecuada cumpliendo los roles necesarios en cada momento. Cuando la programación falla y falta personal, los empleados trabajan en exceso y la calidad del servicio se deteriora. En cambio, si se asigna personal de más, los costos laborales aumentan sin necesidad. Aquí, un gestor de turnos de personal permite mantener un equilibrio sostenible.
Cómo predecir la demanda
Uno de los mayores desafíos es la gestión y planificación de la demanda. Fechas especiales, eventos deportivos, espectáculos masivos o cambios climáticos pueden generar picos inesperados. Mientras que las preferencias de los clientes cambian rápidamente, organizar los turnos requiere anticipación. Un buen pronóstico de la demanda permite preparar al equipo antes de que estos picos ocurran.
Cuál es la realidad de tus colaboradores
Asignar turnos sin conocer la disponibilidad real del personal genera conflictos innecesarios. Un sistema de turnos inteligente permite registrar información clave, minimizar errores y evitar problemas de servicio.
Cuales son los datos reales para poder compensar al personal
Un sistema confiable permite saber con precisión cuánto trabajó cada empleado. El registro confiable del tiempo es esencial para la compensación justa y para una correcta gestión de la demanda de personal.
Porqué usar herramientas confiables
Acceder a información en tiempo real y generar reportes es fundamental. Sin datos precisos y sin un software de gestión de turnos, los problemas relacionados con los costos laborales y la gestión de personas se repiten constantemente.
Cómo reducir los procesos manuales
Centralizar datos en una plataforma elimina errores de cálculo y fallas de seguridad que pueden derivar en reclamos o demandas. Un sistema automatizado de WFM evita estos riesgos.
A continuación, conocerás tres casos de éxito de la industria que eligieron Workforce y pudieron responder a todas estas cuestiones a través de una herramienta tecnológica intuitiva, basada en IA.
Domino’s: el desafío de la gestión local de una marca global
Domino’s, la cadena multinacional fundada en 1960, cuenta con más de 15.000 locales en 83 países.
En 2016, la filial australiana transformó su manera de organizar los turnos incorporando la planificación predictiva de Workforce.com. El objetivo fue mejorar la eficiencia y la rentabilidad manteniendo la alineación estratégica a nivel global mediante un gestor de turnos de personal automatizado.
La idea fue aprovechar las ventajas de la tecnología para mejorar la eficiencia y la rentabilidad, manteniendo al mismo tiempo la alineación estratégica de cada local con la marca a nivel global.
Los principales desafíos de Domino’s en la gestión de sus recursos humanos
Al momento de elegir Workforce, la empresa tenía que superar los siguientes desafíos:
- brindar herramientas ágiles a los gerentes de cada punto de venta para anticipar los cambios en la demanda.
- reemplazar las antiguas planillas de horarios con cronogramas de turnos con las combinaciones adecuadas del personal en los diferentes roles.
- reducir los costos laborales, el segundo ítem en importancia en la estructura general de costos de la empresa.
La primera fase del programa involucró 835 locales en Australia y Nueva Zelanda. En esta etapa se enfocaron en la programación de turnos, control de asistencia y tiempo trabajado por el personal.
Tras el éxito alcanzado, la iniciativa se extendió también a Alemania. Seis meses después, se sumaron al programa las filiales de Holanda, Francia y Bélgica. Hoy lo utilizan más de 2000 puntos de venta y 80000 empleados a nivel global.
¿Cuál es el aporte de Wokforce a la programación de turnos de personal en Domino´s?
La incorporación del software de gestión de turnos y del sistema de asistencia permitió mejoras clave, entre ellas una mejor asignación de turnos y una mayor precisión en los pagos.
Daniel, líder de la franquicia de Domino’s en Queensland, resumió las tres funcionalidades de mayor impacto:
1. Crear cronogramas rápidamente
La automatización permite generar turnos en minutos. Los gerentes ya no necesitan hacer llamadas individuales ni resolver ajustes manuales. El IA-powered sistema de turnos elimina tareas repetitivas y acelera la operación.
2. Predecir la demanda
Gracias al historial de ventas y turnos anteriores, Workforce.com ofrece un pronóstico de la demanda preciso. Esto permite ajustar la cantidad de empleados según las necesidades reales de cada local.
En noches de partidos de rugby como State of Origin, Domino’s experimenta un incremento enorme en las órdenes. Con una buena gestión y planificación de la demanda, cada tienda está lista para responder al aumento del volumen.
3. Monitorear el rendimiento del restaurante en tiempo real
Los gerentes acceden a reportes en vivo desde la app. Esto permite tomar decisiones rápidas y detectar oportunidades de mejora al instante. La plataforma centraliza indicadores clave, facilitando la gestión de la demanda de personal y mejorando la rentabilidad del negocio.
Ben & Jerry’s: los números como clave del éxito
El famoso fabricante estadounidense de helados, yogur helado y sorbetes Ben & Jerry’s hoy es una marca multinacional con más de 600 locales. Fue fundada en 1978 en Burlington, Vermont.
La franquicia de Ben & Jerry’s en Mooloolaba, Australia, incorporó Workforce.com a su gestión de recursos humanos. Esta decisión les permitió obtener información detallada sobre sus costos, optimizar sus cronogramas del personal e impulsar las ventas.
Para los gerentes de la franquicia, conocer y controlar los números es clave para una gestión exitosa. Con Workforce.com, consiguen información detallada e inmediata de los costos de los recursos humanos y su relación con las ventas.
Los desafíos Ben & Jerry’s Mooloolaba en la gestión de personal
Al momento de contratar Workforce la empresa tenía que superar los siguientes desafíos:
- asignar los turnos y pagar al personal de forma correcta.
- comprender las tendencias de la demanda y su impacto en los costos.
- optimizar las operaciones para brindar una excelente experiencia al cliente.
Con la incorporación de Workforce, Ben & Jerry’s comenzó a utilizar la planificación inteligente del software para asignar al personal en los locales y momentos en que se lo necesita. Gracias al sistema se logró el objetivo de mantener los costos bajo control y mejorar la experiencia del cliente.
Por otro lado, los reportes en tiempo real ayudan a la dirección de cada tienda analizar y comprender en detalle su estructura de costos y las tendencias de la demanda, lo que incrementa la eficiencia y optimiza el desarrollo de las operaciones. Acceder de forma instantánea a los datos del rendimiento del personal en los diferentes puntos de venta agiliza la toma de decisiones clave relativas a inventario y personal.
Las funciones de Workforce.com para organizar al personal con precisión también incrementan la eficiencia en la gestión. El sistema te asegura que estás pagando correctamente por el tiempo que cada uno trabaja.
En Australia, este es un aspecto importante, ya que los incumplimientos derivan en serias consecuencias legales. Para Ben & Jerry’s, las funciones de reportes volvieron mucho más sencillo el procedimiento para cumplir con la normativa.
Beefy’s Pies: cómo hacer más fácil la vida de la dirección de una empresa gastronómica familiar
Beefy’s es una empresa familiar australiana dedicada a la fabricación de pasteles. Fue creada en Sunshine Coast de Queensland en 1997, por Ron y Shirley Hobbs. Desde entonces, se han expandido a nueve ubicaciones en Queensland y utilizan Workforce.com en todas las gestiones vinculadas al personal.
Al ser una empresa familiar, Beefy’s no cuenta con los recursos económicos que tienen sus competidores corporativos. Acceder a los datos sobre el rendimiento de cada una de las sucursales era una tarea difícil, lo que complicaba la toma de decisiones.
Al incorporar Workforce.com a su infraestructura tecnológica, Beefy’s puede visualizar reportes en tiempo real. Con estos datos pueden estimar fácilmente la demanda y los costos laborales en los diferentes puntos de venta.
Los desafíos de Beefy’s en la gestión de personal
La empresa debía mejorar en los siguientes aspectos relacionados con la gestión de sus recursos humanos:
- agilizar los procesos de registro vinculados a la nómina de personal, las planillas de turnos se llevaban los procesos de control eran propensos a errores.
- obtener visibilidad sobre el rendimiento de las distintas sucursales sin grandes inversiones de dinero.
- modernizar la coordinación de turnos de 127 personas, que se realizaba a través de llamadas telefónicas y consumía demasiado tiempo.
Con Workforce.com, Beefy’s logró reducir la duración del proceso de registro y control de horas trabajadas de dos días y medio a un día. La incorporación de tecnología especializada también redujo el riesgo de errores, incrementando la calidad de las gestiones.
Hooper, Jefe de Operaciones de Beefy’s, explicó: “Nos ha ahorrado tiempo, lo que finalmente nos ahorra dinero. Y nos da tiempo para identificar otros aspectos del negocio en los que queremos centrarnos”.
La función de reportes en tiempo real permite a Beefy’s saber lo que sucede en cada una de las tiendas. Esto favorece la anticipación y resolución de problemas, lo que se traduce directamente en una reducción de costos.
Además, al tener acceso a todos los datos del cronograma de personal en una sola herramienta, cualquier ajuste de último momento queda registrado en la plataforma. Gracias a esta función se facilita la comunicación y la organización de los turnos inmediatamente, sin malentendidos ni tareas duplicadas.
Beneficios de aplicar IA en la programación de turnos de personal en la industria gastronómica
Workforce es una solución basada en inteligencia artificial diseñada para facilitar la gestión de los recursos humanos en diferentes rubros. Industrias como la de la construcción, la hotelería, la gastronomía o el retail, que utilizan gran cantidad de personal tienen en esta aplicación una suma de importantes beneficios:
Reducción de costos
El uso de tecnología especializada en la gestión de los recursos humanos reduce costos al agilizar tareas y plazos. Además releva al personal de tareas mecánicas, permitiéndole enfocarse en tareas de mayor valor estratégico.
Armado automático de turnos de personal
El armado automático de los turnos de empleados está adaptado a la demanda de los diferentes días, horarios y puntos de venta.
Los turnos rotativos, las jornadas parciales y los cambios de horario por fechas especiales ya no son un problema. La tecnología de Workforce.com utiliza los datos de demanda previa y los turnos de semanas anteriores para crear el cronograma más eficiente para cada restaurante y equipo de trabajo.
Control de asistencia eficiente
Gracias al software de reconocimiento facial, el control de asistencia también se agiliza, ya que se realiza con una simple foto.
Workforce.com cuenta con una aplicación móvil para dispositivos Apple y Android. Desde el teléfono los empleados registran entradas y salidas, y la empresa pueda constatar quién está trabajando a cada momento. De este modo se reducen los riesgos de fraude y se evita tener que invertir en costosos e imprácticos lectores de huella.
Reportes en tiempo real
La inteligencia artificial aplicada a la gestión de personal también impacta en la toma de decisiones. Los reportes en tiempo real de Workforce.com facilitan el análisis de datos y la predicción en la planificación del personal. Además, permiten una visión más amplia y a la vez más profunda de las operaciones de cada sucursal.
Retención de talento
Otro de los beneficios de la gestión de recursos humanos con inteligencia artificial en gastronomía, es la mejora en la retención de talento. La gestión ineficiente de las personas deriva en entornos de trabajo con baja motivación y en una costosa rotación de personal.
Compensaciones ajustadas a la realidad
Optimizar la programación de turnos y controlar mejor la asistencia se traduce en un sistema más transparente de compensación. La empresa paga por el trabajo efectivamente realizado, lo que le permite recompensar adecuadamente a los mejores empleados.
En conclusión, si tienes una empresa gastronómica ¡Workforce es tu mejor aliada tecnológica en la gestión de recursos humanos! ¿Quieres saber más? Crea una cuenta gratis y prueba las funcionalidades del software que te ayudará a mejorar el control del personal, retener tu mejor talento y aumentar la rentabilidad de tu negocio.
