Myhealth Medical Center mejora el compromiso de los empleados y agiliza la planificación con Workforce.com

OVERVIEW

Fundado en 2007, Myhealth Medical Center ha crecido hasta contar con más de 80 consultorios y 800 profesionales médicos, entre enfermeros, nutricionistas, radiólogos y fisioterapeutas. Toda la red presta atención y servicios integrales a 1,2 millones de pacientes al año.

Pocos entienden mejor lo que hay detrás del éxito diario de Myhealth que la directora de desarrollo de sistemas, Natasha Laidler. “En el día a día, mi trabajo implica un poco de todo, pero sobre todo cuestiones relacionadas con RRHH”, dice.

Laidler supervisa la formación en sistemas de los gerentes de primera línea y, al mismo tiempo, desarrolla procesos de gestión del personal que mejoran la eficiencia de las clínicas y la experiencia de los empleados. Sin embargo, dado el gran tamaño de la red de Myhealth, a Laidler le resultaba cada vez más difícil gestionar la creciente cantidad de obstáculos e ineficiencias que plagaban las operaciones diarias.

DESAFÍO

Myhealth, una franquicia médica de rápido crecimiento, tenía la oportunidad de escalar sus operaciones y ampliar aún más su alcance. Sin embargo, el sistema de gestión de personal heredado de la red estaba obsoleto, necesitaba la introducción manual de datos para casi todos los procesos y ofrecía muy poca automatización para las tareas administrativas básicas. Estos problemas aumentaban los costos laborales en toda la red y afectaban negativamente la experiencia de los empleados.

Antes de utilizar Workforce.com, el registro inexacto de los datos dificultaba el procesamiento rápido de las planillas horarias. Durante las entradas y salidas, los empleados inscribían horas incorrectas, seleccionando manualmente las fechas en las que estaban presentes. Además, cualquier corrección en el horario del personal y en las planillas horarias tenía que hacerse durante el procesamiento de las nóminas al final de la semana—provocando confusión e inexactitud, ya que los empleados intentaban recordar sus fichajes de los días anteriores.

Laidler sabía que Myhealth necesitaba una forma sencilla y accesible de registrar la asistencia del personal. La inexactitud de los datos de las planillas horarias resultante de un registro ineficaz de la asistencia suponía un riesgo importante para el cumplimiento de la normativa respecto a la correcta remuneración de los empleados. Además del riesgo de error en las nóminas, Myhealth perdía cientos de horas de trabajo administrativo recopilando y editando las planillas horarias de los 800 empleados.

SOLUCIÓN

Myhealth buscaba un sistema de gestión de personal que pudiera crecer y escalar junto con su negocio, y Workforce.com fue la respuesta. Con su nuevo sistema, Myhealth experimenta un control de horas rápido y sencillo que genera planillas horarias sin errores y en cumplimiento normativo, listas para la nómina. Además, el software es fácil de adoptar para el personal y muy fácil de usar, mejorando la experiencia general de los empleados y la productividad.

“Workforce.com es muy fácil de usar, por lo que todos los gestores de consultorios pueden utilizarlo muy fácilmente para programar y gestionar las planillas horarias”, dice Laidler.

RESULTADOS

Con Workforce.com, Myhealth optimizó con éxito la planificación y el registro del tiempo de sus empleados – lo que ayudó a garantizar prácticas administrativas eficientes, empleados comprometidos y pacientes satisfechos. Éstas son algunas de las áreas específicas en las que Myhealth ha visto los mayores beneficios desde que efectuó el cambio:

Mayor disponibilidad de los empleados

Una función de reemplazo de turnos facilita la cobertura de los turnos vacantes. A través de la app, los empleados pueden enviar solicitudes de intercambio a todo el personal con cualificaciones relevantes y, previa aprobación del gerente, los turnos vacantes se reclaman en un abrir y cerrar de ojos.

La gestión de indisponibilidad y PTO de Workforce.com proporciona a los gestores una visión 360º de cuándo los empleados están disponibles para trabajar mientras están planificando. Esta visibilidad elimina la posibilidad de que los gerentes programen accidentalmente a empleados que están de licencia.

Costos laborales reducidos

Dado que Myhealth ya puede generar y exportar automáticamente las planillas horarias, la cantidad de personal encargado de las nóminas de la organización entera se ha reducido a un solo empleado, con lo que se reducen los costos laborales tanto a nivel de cada consultorio como de la oficina central.

Además, cada gestor de consultorio de toda la red de Myhealth se ahorra entre 2 y 3 horas semanales de trabajo administrativo. “En términos de gasto salarial de una persona, eso equivale a unos 100 dólares semanales”, afirma Laidler.

Datos de personal organizados entre sedes

Para mantener la información del personal organizada correctamente entre las 80 clínicas, Myhealth asigna a cada empleado una ubicación en Workforce.com. Esto permite a Myhealth aplicar automáticamente diferentes tarifas por hora y diferencias salariales según la ubicación.

Los empleados también pueden trabajar fácilmente en varias sedes, con Workforce.com teniendo en cuenta los posibles conflictos de horarios. Los gerentes de RRHH no necesitan consultar primero con otras clínicas sobre las inconsistencias de horarios – Workforce.com lo tiene resuelto.

Integraciones perfectas

Workforce.com ofrece un sistema de software adaptado a las necesidades operativas específicas de Myhealth. Con una API abierta, se integra perfectamente a los procesos empresariales y sistemas de software existentes de Myhealth, incluida la nómina, y garantiza la transferencia fluida de los datos de los empleados.

Mejor experiencia de los empleados

Los miembros del personal ya no tienen que lidiar con un sistema de gestión de personal obsoleto y propenso a errores. Con la app altamente refinada de Workforce.com, los miembros del personal participan activamente en la planificación y el control del tiempo.

La interfaz de usuario intuitiva y la funcionalidad garantizan que los horarios se envíen a tiempo, que las fichas horarias se registren y aprueben con precisión y que los turnos vacantes se reclamen fácilmente. Juntas, estas eficiencias han mejorado el compromiso del personal y reducido el agotamiento en todas las clínicas.

El aumento de la productividad y la eficiencia del personal están directamente relacionados con el compromiso de Myhealth con sus empleados. Un sentimiento común entre todas las clínicas es que, a pesar de su tamaño, Myhealth no se siente como una gran empresa.

“Nuestros médicos son nuestros clientes—por lo que son muy importantes para nuestra empresa”, dice Leidler. "Nos centramos en los médicos y en nuestro personal, para asegurarnos de que todos están contentos. Siempre es bueno oír que todo el mundo se siente involucrado en la empresa".

De cara al futuro, la asociación entre Workforce.com y Myhealth sigue produciendo las mejores experiencias para los empleados, resultados para los pacientes y excelencia operativa en el sector sanitario.