Ranch Ehrlo Society hace la diferencia con una cobertura de turnos fiable

RESUMEN

En 1966, el Dr. Geoff Pawson vio a seis chicos que necesitaban una oportunidad: una oportunidad de ser comprendidos, aconsejados y apoyados. El Dr. Pawson aprovechó esta posibilidad abriendo un hogar de acogida en Saskatchewan, Canadá. Durante las siguientes décadas, ese hogar se amplió a otros hogares, campus y programas, que se convirtieron en Ranch Ehrlo Society, una agencia sin fines de lucro que presta servicios de desarrollo a 260 familias, jóvenes y adultos con dificultades. En la actualidad, ofrece una amplia gama de programas, como servicios de vida en grupo, tratamiento familiar, hogares de acogida, viviendas asequibles, servicios de asesoramiento, actividades recreativas en el centro de la ciudad y educación independiente.

"La mayoría de las personas llegan al Rancho con un historial de traumas complejos, como abusos, abandono, violencia, adicción y pobreza", afirma Malcolm Neill, Vicepresidente de Estrategia y Desarrollo Organizativo. Desde que empezó a trabajar en Ranch Ehrlo en 1988, Malcolm ha desempeñado un papel decisivo en moldear la organización hasta su estado actual.

"La gente lo hace lo mejor que puede", añade Malcolm. "Y si no pueden desenvolverse bien, parte de nuestro objetivo de tratamiento es cambiar el entorno, trabajar las relaciones y hacer que participen en actividades positivas para que puedan tener éxito".

DESAFÍO

La plantilla del Rancho Ehrlo, de casi 1.000 empleados dedicados, sustenta su reconocido nivel de atención y apoyo. Pero gestionar una plantilla de este tamaño es todo un reto, sobre todo al lidiar con programas anticuados de planificación y control de horarios.

"Nuestro mayor reto es la mano de obra y los recursos humanos", dice Malcolm. "Se trata de asegurarnos de que tenemos el suficiente personal con las destrezas necesarias para trabajar con una persona joven." Su antiguo sistema dificultaba enormemente encontrar los niveles óptimos de personal y ajustar la cobertura de forma fiable.

La antigua interfaz de usuario de la sociedad, un proceso de asignación poco fiable y la falta de accesibilidad móvil a los horarios provocaron muchas situaciones de falta de personal. "Si alguien no se presentaba a un turno de noche, no podíamos sustituirlo fácilmente con el antiguo sistema, así que otro miembro del personal o el gerente tenían que quedarse - y ahora debemos horas extra", reflexiona con frustración Kayleen Nemanishen, analista de configuración de Ranch.

Tras siete años de negociaciones y configuraciones infructuosas, Ranch Ehrlo supo que era hora de encontrar una solución de gestión de personal diferente. "Es mejor para el personal, pero también para los niños", dice Malcolm. "Cuando el personal no tiene que centrarse en los errores y problemas de planificación, queda libre para dedicar su tiempo y energía a lo que importa: construir relaciones con nuestros jóvenes y familias."

SOLUCIÓN

Dado que los problemas de gestión del personal afectaban a toda la organización de abajo hacia arriba, la decisión de Ranch Ehrlo se centró en lo que más valoraban sus empleados de atención directa.

“Querían poder acceder a una app, pedir tiempo libre, cambiar turnos y ajustar las cosas de una forma mucho más intuitiva con sus pulgares”, explica Malcolm.

Más que funciones móviles de autoservicio, Ranch Ehrlo también necesitaba agilizar la planificación y las aprobaciones de planillas horarias para los gerentes. Los gerentes querían crear y editar turnos rápidamente y necesitaban acceder a los datos en tiempo real de los empleados sobre costos laborales, horas de trabajo, variaciones y calificaciones.

El último requisito, pero el más importante, era que el nuevo sistema debía integrarse con UKG (antes conocido como UltiPro), que utilizaban para RRHH y nóminas. Cualquier mejora en la planificación no significaría nada por sí sola: la dirección quería que los datos de los usuarios y de las planillas horarias fluyeran perfectamente entre todos los sistemas.

RESULTADOS

Antes de apoyar a las personas necesitadas, hay que ayudar a quienes prestan ese apoyo. Ranch Ehrlo lo reconoció y se asoció con Workforce.com para elevar sus operaciones a todos los niveles.

"Ahora somos mucho más ágiles a la hora de asegurarnos de que si los niños necesitan más apoyo, sabemos cómo asignar personal para ayudarlos", dice Malcolm.

Desde la implementación de Workforce.com, Ranch Ehrlo ha continuado sirviendo a su comunidad tan bien como siempre – sólo que ahora sin los problemas administrativos del pasado. Éstas son algunas de las áreas críticas en las que Ranch Ehrlo obtuvo los mayores beneficios al elegir Workforce.com:

Implementación en 12 semanas

Workforce.com completó la implementación con Ranch Ehrlo en sólo 12 semanas. "Fue un proceso rápido desde que nos conocimos hasta que finalmente se puso en marcha – no perdimos mucho tiempo y no perdimos el ritmo", afirma Kayleen.

El equipo de Ranch Ehrlo vio el valor en cada paso del proceso, ganando rápidamente confianza en el sistema a medida que se configuraban las funciones y se creaban las integraciones. "Fue muy agradable sentir que había una transferencia de conocimientos durante la implantación", reflexiona Kayleen. "Me sentí segura al llegar a la fecha de lanzamiento, sabiendo que podía hacer cualquier cambio que necesitara".

Fácil de usar en todos los niveles

Dada la complejidad de su último sistema, Ranch Ehrlo sabía que necesitaba una interfaz sencilla – y Workforce.com se ajustaba a sus necesidades. Desde los ejecutivos hasta el personal de atención directa, la plataforma ofrece una experiencia fácil de usar diseñada para simplificar las operaciones.

“He escuchado de varios miembros del personal desde que empezamos lo fácil que es de usar [Workforce.com], lo fácil que es programar al personal, lo claro que es para ver si tienes la cobertura adecuada y lo sencillo que es para que el personal registre su tiempo”, dice Kayleen

Integración perfecta de RRHH y nóminas

Workforce.com se ajusta al stack de software de Ranch Ehrlo en un punto intermedio crítico. Recoge los datos de los usuarios directamente de UKG para programar y controlar los horarios, y también exporta las planillas horarias al sistema de nóminas de UKG a través de una integración personalizada. Estos sistemas funcionan al unísono, asegurando que los empleados estén planificados y pagados con precisión.

Cobertura fiable de turnos

Los gerentes de planificación tienen a su disposición una gran cantidad de herramientas de planificación de turnos y métricas en tiempo real para situar al personal donde tiene que estar. Funciones como el filtrado de horarios, la clasificación de los más adecuados y la oferta de turnos hacen más fácil determinar las necesidades de personal para cada equipo en cada ubicación.

"Tenemos muy claro si necesitamos encontrar cobertura adicional para cubrir un turno vacante", dice Kayleen. "Tenemos la seguridad de que vamos a tener la cobertura adecuada para atender a la gente sin importar donde sea".

Cálculos de variaciones salariales y horarias

Ahora, Ranch Ehrlo puede controlar fácilmente las discrepancias entre las horas programadas y las horas reales trabajadas, ayudándoles a determinar dónde y cuándo gasta más de la cuenta en mano de obra.

"Con nuestro antiguo sistema no había forma real de comparar las variaciones", dice Kayleen. "Con Workforce.com, es súper evidente - si alguien trabaja 30 minutos más de lo programado, se muestra directamente en su planilla horaria".

Durante más de 50 años, Ranch Ehrlo ha trabajado para reforzar a las familias de Saskatchewan. En estos años, han visto un enorme crecimiento e innumerables historias de éxito, pero lo más impresionante es que su objetivo sigue siendo el mismo.

“Nos esforzamos por ayudar a nuestros jóvenes, adultos y familias a vivir su mejor vida, alcanzando su máximo potencial, y seguimos introduciendo mejoras para ofrecer los programas y servicios más efectivos”, dice Malcolm. Para seguir liderando este esfuerzo, Ranch se tomó tiempo para reforzar cada parte de sus operaciones, incluyendo sus sistemas empresariales como la gestión laboral.

“Workforce.com podría considerarse sólo una aplicación de planificación de horarios. Pero creo que cuando lo ves en perspectiva, lo que garantiza es que prestemos atención y servicios a las personas de forma fiable", reflexiona Kayleen.

Por muchos años más, Ranch Ehrlo seguirá prestando servicios que sienten las bases para que las generaciones futuras expriman al máximo su vida.