CómoStarbucks Australia automatizó la gestión de su personal

RESUMEN

Desde sus humildes comienzos en las calles adoquinadas de Seattle en la década de 1970, Starbucks se ha convertido en la imagen del café norteamericano en todo el mundo. La organización abrió sus primeros establecimientos en Australia en 2000, lanzando con éxito su eficiente marca de cafetería de calidad al otro lado del globo.

Desde el año 2000, Starbucks Australia ha tenido un enorme éxito, llegando a tener 1.420 empleados repartidos en 55 locales. Pero el progreso no descansa - y pocos lo saben mejor que Starbucks Australia.

"Queremos construir un negocio muy sostenible, que sea un verdadero éxito para nuestros clientes", afirma Chris Garlick, CEO.

DESAFÍO

Para allanar el camino a un mayor crecimiento en el mercado australiano, Starbucks Australia tuvo que resolver varios problemas en sus operaciones diarias. No hace falta decir que planificar a miles de empleados por hora en 55 establecimientos conlleva sus dificultades.

“No había muchas cosas automatizadas en lo que respecta a la planificación”, afirma Phil Dickson, Jefe de Operaciones. ”Estábamos un poco en el pasado”.

La demanda y la disponibilidad de personal variaban mucho entre tiendas, dificultando en buena medida a la dirección corporativa visualizar los informes sobre costos laborales, asistencia y horas extra. Esta falta de visibilidad creaba un desajuste entre las iniciativas ejecutivas y las necesidades prácticas del personal. También exponía gravemente a la organización a riesgos de incumplimiento en un mercado laboral australiano muy regulado.

En primera línea, las sedes carecían de la tecnología necesaria para automatizar las prácticas básicas de gestión de horarios. Los responsables de tienda dedicaban demasiado tiempo elaborando los horarios y sustituyendo a los ausentes, mientras que las métricas específicas sobre aspectos como las horas extras, el absentismo y las tarifas por hora no eran fácilmente accesibles en un único lugar.

SOLUCIÓN

Starbucks Australia necesitaba un sistema de gestión de personal automatizado que pudiera atender mejor la demanda única de los clientes de cada tienda, la disponibilidad de los empleados, el cumplimiento de la normativa laboral y los requisitos de dotación de personal.

Con Workforce.com, Starbucks encontró un socio fiable y comprometido. La plataforma basada en la nube mejoró la visibilidad ejecutiva de las operaciones de primera línea con informes analíticos detallados y bucles de feedback de los empleados. También permitió a los gerentes crear rápidamente horarios, editar turnos y monitorear el tiempo de los empleados con facilidad.

“Workforce.com nos ha facilitado el seguimiento de todos nuestros empleados”, afirma Anna, directora de una tienda. “Sólo hay que abrir el perfil de una persona y ver su tarifa por hora y lo que se le debe; todo está ahí”.

RESULTADOS

Starbucks Australia adoptó un enfoque ágil cuando se asoció con Workforce.com, implementando el software en sólo tres semanas. Una vez instalado por completo, Starbucks Australia obtuvo rápidamente los resultados que buscaba - aquí mostramos solo algunos:

Reducción del Tiempo Administrativo

Adoptar la planificación automática con IA ha liberado más tiempo a los gerentes para que se centren en lo más importante. Workforce.com genera automáticamente turnos en función de la demanda, la disponibilidad y las cualificaciones específicas de cada sede; entonces, rellena estos turnos con los empleados más adecuados.

Integraciones Rápidas y Fiables

Workforce.com se sincroniza fácilmente con todo el stack de software de Starbucks Australia, resultando en una transferencia de datos impecable en todas las tiendas. La información de RRHH y TPV pasa fácilmente a Workforce.com y las planillas horarias se exportan rápidamente a la nómina.

Menores Costos Laborales

Con la previsión de la demanda con IA, Starbucks Australia está mejor equipada para evitar el exceso de personal y las horas extra innecesarias. Los gerentes crean horarios de trabajo eficientes basados en predicciones de demanda con hasta cuatro semanas de antelación, garantizando el número correcto de personal para el número correcto de clientes. Además, la información en tiempo real sobre ventas y costos laborales permite a los responsables ajustar los niveles de personal en tiempo real.

Cumplimiento Laboral Automático

Workforce.com vincula la planificación y el seguimiento del tiempo a una amplia biblioteca de normativa laboral, garantizando que los empleados trabajen las horas justas y reciban una remuneración exacta. Con funciones como la señalización de horas extra, las alertas de descansos perdidos y la asignación según las cualificaciones, no se escapa nada.

“Las leyes y normativas australianas en torno a las nóminas son bastante complicadas”, afirma Garlick. “Tener una herramienta que nos ayude a navegar a través de eso de manera eficiente y eficaz es realmente importante para nuestro negocio”.

Desde su implementación, la asociación entre Starbucks Australia y Workforce.com ha producido mejores resultados para los baristas de primera línea y un valor más rápido a la dirección ejecutiva.

“Yo diría a otras empresas que se tomen su tiempo”, afirma Dickson. “Tómense el tiempo necesario para ver dónde pueden conseguir el mayor impacto invirtiendo en el futuro e invirtiendo en tecnología, porque ahorrará tiempo y ahorrará gastos”.